Hiện nay, nhu cầu lập vi bằng ghi nhận hoat động kinh doanh diễn ra rất phổ biến và phạm vi lập cũng đang được mở rộng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Vi bằng không chỉ được sử dụng trong quan hệ giữa các bên kinh doanh (Lập vi bằng giao nhận hàng hóa, lập vi bằng ghi nhận đặt cọc…) mà còn ghi nhận những sự kiện, hành vi trong chính nội bộ tổ chức (Vi bằng góp vốn; Vi bằng họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị…).
Vậy thủ tục lập vi bằng tại đồng nai ghi nhận hoạt động kinh doanh được quy định như thế nào. Bài viết về lập vi bằng tại đồng nai của Rong Ba giúp cho mọi người dễ dàng tiếp cận pháp luật về quy định này.
Lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh là gì
Căn cứ vào quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại thì khái niệm vi bằng được đưa ra như sau:
“Vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này”
Từ khái niệm trên, có thể thấy lập vi bằng Thừa phát lại phải đáp ứng một số đặc điểm như sau:
Một là, Thừa phát lại phải lập vi bằng dưới hình thức văn bản. Văn bản do Thừa phát lại lập cần có một số nội dung chủ yếu của vi bằng, gồm:
Tên, địa chỉ Văn phòng Thừa phát lại; họ, tên Thừa phát lại lập vi bằng;
Địa điểm, thời gian lập vi bằng;
Họ, tên, địa chỉ người yêu cầu lập vi bằng;
Họ, tên người tham gia khác (nếu có);
Nội dung yêu cầu lập vi bằng; nội dung cụ thể của sự kiện, hành vi được ghi nhận;
Lời cam đoan của Thừa phát lại về tính trung thực và khách quan trong việc lập vi bằng;
Chữ ký của Thừa phát lại, dấu Văn phòng Thừa phát lại, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người yêu cầu, người tham gia khác (nếu có) và người có hành vi bị lập vi bằng (nếu họ có yêu cầu).
Hai là, Thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi đã chứng kiến. Vi bằng được công nhận là một hình thức chứng cứ không cần chứng minh lại trước Tòa án cũng như dùng làm cơ sở cho giao dịch giữa các bên.
Do đó, tính chính xác của lập vi bằng Thừa phát lại rất được coi trọng. Khi tranh chấp xảy ra, nếu một vi bằng có nội dung sai lệch được sử dụng sẽ gây tổn hại đến quyền lợi hợp pháp của các bên.
Đồng thời, chính Thừa phát lại lập vi bằng cũng phải cam kết và chịu trách nhiệm với tính trung thực, khách quan của việc lập vi bằng.
Do đó, ngay từ bước xác minh thông tin, lập vi bằng Thừa phát lại cần đảm bảo tính chính xác của nội dung được ghi nhận.
Thừa phát lại sẽ tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng kết hợp với các sự kiện, hành vi do chính mình chứng kiến và thể hiện lại dưới hình thức vi bằng văn bản.
Ba là, Thừa phát lại lập vi bằng theo yêu cầu của của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hiện nay, vi bằng chưa phải là một biện pháp mang tính bắt buộc khi tham gia giao dịch hay trong quá trình tố tụng.
Mặt khác, các sự kiện, hành vi mà cơ quan, tổ chức, cá nhân yêu cầu Thừa phát lại lập vi bằng đều nhằm mục đích riêng là bảo vệ quyền lợi của bản thân. Do đó, chỉ khi có yêu cầu từ khách hàng Thừa phát lại mới nắm được thông tin sự việc và có cơ sở lập vi bằng.
Như vậy, lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh là hoạt động do Thừa phát lại thực hiện nhằm ghi nhận lại các sự kiện, hành vi có thật xảy ra trong công việc kinh doanh theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức.
Giá trị của vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh
Vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh là chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự và hành chính theo quy định của pháp luật.
Nếu các bên xảy ra tranh chấp mà không tự hòa giải được thì có thể khởi kiện tại Tòa án để bảo vệ quyền lợi của bản thân.
Căn cứ vi bằng được lập và các tài liệu, chứng cứ trong vụ án, Tòa án sẽ xác định quyền, nghĩa vụ của các bên (buộc thực hiện nghĩa vụ, bồi thường thiệt hại, phạt vi phạm…)
Vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh là căn cứ để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
Khi tham gia các giao dịch các bạn nên cân nhắc lập vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi đặc biệt là trong trường hợp nhận thấy khả năng rủi ro có thể xảy ra.
Các trường hợp nên lập vi bằng tại đồng nai ghi nhận hoạt động kinh doanh
Lập vi bằng ghi nhận cuộc họp đại hội đồng cổ đông; Lập vi bằng họp hội đồng thành viên; Lập vi bằng họp hội đồng quản trị; Lập vi bằng họp kỷ luật nhân viên… Lập vi bằng ghi nhận việc góp vốn; chuyển nhượng cổ phần; sáp nhập, chuyển nhượng doanh nghiệp.
Vi bằng ghi nhận việc đặt cọc hợp đồng; Vi bằng ghi nhận việc chuyển tiền, giao nhận tài sản…
Trong quá trình giao dịch, các bạn cần lập vi bằng đối với các nội dung thay đổi so với thỏa thuận ban đầu; Vi bằng ghi nhận hiện trạng tài sản; hàng hóa tại thời điểm giao (Có đầy đủ số lượng, có đạt được chất lượng đã thảo thuận không, các lỗi tồn tại…); Vi bằng ghi nhận các hành vi vi phạm …
Sau quá trình giao dịch; một số loại vi bằng cần thiết lập gồm: Vi bằng ghi nhận chấm dứt giao dịch; thanh lý hợp đồng; Vi bằng ghi nhận việc chuyển giao thông báo đến bên vi phạm trong hợp đồng (trong trường hợp có hành vi trốn tránh, không hợp tác).
Thủ tục lập vi bằng tại đồng nai có phức tạp không?
Đối với mỗi loại vi bằng thì tùy thuộc vào tính chất, mức độ của sự việc cũng như yêu cầu của khách hàng mà tính phức tạp trong thủ tục sẽ có sự khác biệt.
Tuy nhiên, để nắm được cơ bản quy trình lập vi bằng cũng như giải đáp vướng mắc về “Thủ tục lập vi bằng có phức tạp không” các bạn có thể tham khảo nội dung dưới đây.
Bước 1: Thu thập thông tin và giấy tờ, tài liệu.
Như chúng tôi đã phân tích trong phần trên của bài viết, Thừa phát lại không lập vi bằng dựa trên ý chí của bản thân mà phải căn cứ vào yêu cầu của khách hàng.
Do đó, để Thừa phát lại nắm được thông tin vụ việc và có cơ sở lập vi bằng các bạn cần cung cấp thông tin, các giấy tờ liên quan.
Đối với trường hợp lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh các giấy tờ cần cung cấp phải dựa trên nội dung vi bằng, các bạn có thể tham khảo một số giấy tờ cơ bản gồm: Giấy tờ của người yêu cầu lập vi bằng và của những người liên quan trong nội dung vi bằng (CMND, căn cước công dân, hộ khẩu; Giấy tờ xác định tư cách, chức vụ…); Giấy tờ liên quan đến sự việc lập vi bằng (Hợp đồng, văn bản thỏa thuận, biên bản…).
Ngoài ra, các hình ảnh, file thông tin điện tử khác chứa đựng nội dung liên quan đến yêu cầu lập vi bằng cũng cần được cung cấp cho Thừa phát lại (Nếu có).
Tại buổi làm việc trực tiếp với Thư ký nghiệp vụ và Thừa phát lại bạn sẽ trình bày nội dung các yêu cầu của mình khi muốn lập vi bằng, dựa trên các yêu cầu đó thì thư ký nghiệp vụ hoặc Thừa phát lại sẽ tư vấn các vấn đề liên quan đến vụ việc và nếu yêu cầu của bạn là hợp pháp thì bạn sẽ được điền vào phiếu yêu cầu lập vi bằng.
Bước 2: Tiến hành lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh.
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu Thừa phát lại và Thư ký nghiệp vụ sẽ tiến hành các hoạt động cần thiết để lập vi bằng.
Tùy thuộc vào yêu cầu của người lập vi bằng mà các bạn có thể trực tiếp đến văn phòng thừa phát lại hoặc Thừa phát lại trực tiếp đến tận nơi lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh.
Thừa phát lại sẽ sẽ áp dụng một số biện pháp như chụp ảnh, ghi âm, quay hình… để ghi nhận một cách chi tiết và chính xác nhất các nội dung theo yêu cầu của khách hàng.
Sau khi hoàn tất các nội dung vi bằng người yêu cầu cũng như những người liên quan phải ký vào vi bằng, đồng thời Thừa phát lại ký, đóng dấu trên tất cả các trang của vi bằng và thực hiện việc vào sổ vi bằng.
Bước 3: Đăng ký vi bằng tại Sở Tư pháp.
Theo quy định của pháp luật hiện nay, trong thời hạn 03 ngày kể từ khi lập xong vi bằng phải được gửi đến Sở tư pháp nơi đặt trụ sở của văn phòng Thừa phát lại để đăng ký. Việc này đảm bảo giá trị pháp lý của vi bằng đối với các cơ quan có thẩm quyền và đặc biệt là Tòa án.
Vi bằng được lập không đúng về mặt thủ tục ngoài việc có thể không được pháp luật thừa nhận còn có thể gây ảnh hưởng đến tính chính xác, khách quan về mặt nội dung.
Vì vậy, quy trình lập vi bằng cần phải trải qua 03 bước cơ bản như trên để phù hợp với quy định tại Điều 39 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP về Tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại.
Chi phí lập vi bằng tại đồng nai ghi nhận hoạt động kinh doanh
Khác với cách thức tính phí trong một số hoạt động khác như công chứng, chứng thực có biểu phí riêng và có thể tính dựa trên giá trị tài sản, chi phí lập vi bằng được pháp luật cho phép các bên tự thỏa thuận.
Căn cứ quy định tại Điều 64 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP, Văn phòng Thừa phát lại quy định và phải niêm yết công khai chi phí lập vi bằng, xác định rõ mức tối đa, mức tối thiểu, nguyên tắc tính.
Tuy nhiên, các bên vẫn có thể thỏa thuận về chi phí lập vi bằng dựa trên cơ sở giờ làm việc và các khoản chi phí thực tế phát sinh như: Chi phí đi lại; Phí lập vi bằng ngoài giờ; Phí cho người làm chứng…
Ngoài ra, đối với một số trường hợp phức tạp hoặc theo yêu cầu riêng của khách hàng áp dụng thêm một số biện pháp nghiệp vụ như: Ghi âm, quay phim,….. thì mức phí sẽ được tính riêng.
Vậy, mức chi phí lập vi bằng ghi nhận hoạt động kinh doanh sẽ được Thừa phát lại niêm yết tại văn phòng một cách công khai.
Ngoài ra, đối với từng trường hợp cụ thể Văn phòng thừa phát lại và khách hàng có thể tự thỏa thuận trên cơ sở tự nguyện và mức phí sẽ được ghi rõ trên hợp đồng.
Trên đây là toàn bộ tư vấn của Rong Ba về thủ tục lập vi bằng tại đồng nai ghi nhận hoạt động kinh doanh.
Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tìm hiểu về lập vi bằng tại đồng nai và những vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm.
